Carta de cobrança: Como fazer, dicas e modelos

A carta de cobrança é um dos meios mais eficazes (e respeitosos) de lembrar um cliente sobre uma dívida em aberto.

Quando bem escrita, ela ajuda a manter o relacionamento, facilita o entendimento da pendência e ainda mostra que a empresa está aberta ao diálogo.

Neste conteúdo, você vai ver o que é, quando usar, como escrever e o que não pode faltar em uma carta de cobrança eficiente.

Além disso, trazemos modelos prontos pra te ajudar a colocar em prática com mais confiança. Vamos lá!

O que é carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma forma formal e respeitosa de lembrar o cliente que existe uma pendência financeira em aberto.

Ela serve como um registro da tentativa de contato e mostra que a empresa está aberta ao diálogo e à negociação.

Pode ser enviada por e-mail, correio ou até mesmo por aplicativos de mensagem, desde que o conteúdo seja claro, objetivo e mantenha o tom profissional.

Mais do que um simples aviso de dívida, ela deve reforçar o compromisso da empresa com o cliente, sem constranger ou pressionar de forma excessiva.

Qual o objetivo da carta de cobrança?

O principal objetivo é recuperar o valor que está em aberto sem perder o bom relacionamento com o cliente.

Ela ajuda a organizar o processo de cobrança e dá ao cliente a chance de regularizar a situação antes que a empresa tome medidas mais rigorosas, como negativação ou ação judicial.

Uma boa carta de cobrança mostra que a empresa é séria, profissional e está disposta a resolver a pendência com bom senso.

Por que fazer uma carta de cobrança?

Porque cobrar com empatia e estratégia faz toda a diferença. A carta de cobrança dá um tom mais equilibrado ao processo, evitando abordagens agressivas ou mal interpretadas. Além disso, ela:

• Formaliza a comunicação com o cliente;

• Garante registro da tentativa de resolução amigável;

• Pode ser usada como prova em casos futuros, se necessário;

• Ajuda a manter uma imagem positiva da empresa, mesmo durante a cobrança.

A carta é um primeiro passo importante na régua de cobrança. Quanto mais cedo for usada, maiores as chances de recuperação amigável.

Leia também: Cobrança de dívidas - Tipos e como fazer de forma eficiente.

Quando utilizar esse recurso pra cobrar clientes?

O ideal é usar a carta logo nos primeiros dias de atraso, como um lembrete educado. Quanto mais o tempo passa, mais difícil fica reverter a inadimplência. Mas ela também é útil em outras situações, como:

• Quando o cliente não respondeu aos primeiros contatos;

• Quando você quer propor uma renegociação;

• Quando precisa reforçar prazos e condições de pagamento.

A carta é especialmente eficaz com clientes que já têm histórico positivo, mas por algum motivo se desorganizaram financeiramente. Com a abordagem certa, é possível recuperar o valor e manter o cliente ativo.

Exemplos de modelos de carta de cobrança

Na hora de cobrar, a forma como você escreve faz toda a diferença. Uma carta mal formulada pode afastar o cliente ou gerar desconforto. Por isso, separamos modelos práticos e respeitosos pra diferentes momentos da cobrança. Confira:

1. Cobrança amigável (logo após o vencimento)

Olá, [nome do cliente].

Notamos que o pagamento referente à [produto/serviço] com vencimento em [data] ainda não foi identificado.

Pode ter sido apenas um esquecimento, por isso enviamos este lembrete. Seguem os dados para regularização:

[informações da dívida e formas de pagamento]

Caso já tenha feito o pagamento, desconsidere esta mensagem. Estamos à disposição para qualquer dúvida.

2. Proposta de negociação

Olá, [nome do cliente].

Sabemos que imprevistos acontecem e queremos te ajudar a resolver sua pendência com a gente: que tal uma nova proposta de pagamento com condições facilitadas?

[apresente uma sugestão de parcelamento ou desconto]

Entre em contato e vamos encontrar a melhor solução juntos.

3. Cobrança mais incisiva (dívida em aberto há muito tempo)

Prezado(a) [nome do cliente], constatamos que a dívida referente ao [produto/serviço], vencida em [data], ainda consta em nosso sistema.

Informamos que, caso o pagamento não seja efetuado até [data limite], tomaremos as medidas cabíveis, como negativação do CPF/CNPJ junto aos órgãos de proteção ao crédito.

Reforçamos nosso canal de atendimento para dúvidas ou negociação: [contato].

Quais informações incluir em uma carta de cobrança?

Para que a cobrança funcione de verdade, a carta precisa ser objetiva e conter todas as informações que o cliente precisa pra entender e pagar. Aqui vai um checklist básico:

• Nome e dados do cliente: personalização é essencial;

• Valor da dívida: inclua o total e, se possível, um detalhamento;

• Data de vencimento: tanto da dívida quanto do novo prazo sugerido;

• Origem da dívida: explique de forma simples o que gerou o débito (compra, serviço, fatura, etc.);

• Formas de pagamento: link para boleto, pix, dados bancários ou botão de pagamento online;

• Contato para dúvidas: telefone, WhatsApp ou e-mail direto com a área de cobrança;

• Tom adequado ao momento: a carta precisa refletir se é um lembrete amigável ou uma cobrança mais urgente.

Lembre-se: clareza e empatia aumentam as chances de pagamento. Evite termos agressivos, cobranças genéricas ou ameaças. Isso pode fechar portas em vez de abrir soluções.

Leia também: Cobrança Extrajudicial - O que é e o que fazer?

Como fazer uma carta de cobrança? Dicas essenciais

Uma carta de cobrança bem feita é uma forma de abrir caminho pra resolver a situação de forma respeitosa e eficiente. Com algumas boas práticas, você transforma o contato em uma oportunidade de reaproximação com o cliente. Entenda melhor:

Escolha a linguagem e tom de voz adequados

O tom precisa ser firme, mas nunca agressivo. O ideal é manter o respeito, demonstrar empatia e reforçar que a empresa está disposta a negociar.

Frases como sabemos que imprevistos acontecem ou estamos aqui pra facilitar fazem diferença e mostram abertura ao diálogo.

Defina o canal que será utilizado

Cada público responde melhor a um tipo de comunicação. Pode ser carta física, e-mail, SMS ou até mensagem via aplicativo.

Se for um cliente mais tradicional, a carta impressa pode funcionar melhor. Já clientes digitais costumam responder mais rápido a mensagens instantâneas.

Ofereça opções de negociação

Evite a cobrança seca. Ao invés de só informar o valor devido, apresente alternativas de quitação: desconto à vista, parcelamento ou prorrogação. Quanto mais flexível a proposta, maior a chance do cliente dar retorno e fechar acordo.

Facilite o pagamento

Deixe claro como o cliente pode pagar: insira um link direto para o boleto, dados bancários ou QR Code. Quanto menos passos ele tiver que dar, maior a chance de resolver rápido. E não se esqueça de informar canais de atendimento pra tirar dúvidas.

Personalize a mensagem de acordo com o estágio da dívida

Não use um modelo único pra todo mundo. Quem acabou de atrasar precisa de uma abordagem diferente de quem já está inadimplente há meses. Quanto mais personalizada for a comunicação, maior o impacto e mais respeitoso será o contato.

Leia também: Direitos do consumidor - O que as empresas podem e não podem fazer ao cobrar uma dívida.

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A gente entende que cada dívida tem uma história. Por isso, oferecemos soluções que segmentam o perfil de quem deve, ajustam o tom da cobrança e usam os canais certos no momento certo, aumentando a chance de recuperar o valor sem perder o relacionamento.

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